podpora pro zákazníky 777 217 810 572 570 087 HELPDESK


DMS - Centrální úložiště dokumentů

DMS je systém řešící problematiku centralizované správy elektronických dokumentů, jejich oběhu a řízení přístupu. Systém klade velký důraz na bezpečnost spravovaných dat, účtovatelnost uživatelských přístupů a dynamičnost prostředí.

Hlavní rysy:

  • Centrální datové úložiště pro všechny dokumenty – odpadá nekoordinované rozesílání e-mailem s přístupem jak z práce, tak z exteriéru nebo domova.

  • Elektronický oběh dokumentů – definování vlastních postupů nakládání s dokumenty díky vestavěnému designeru.

  • Vždy aktuální – nasazením řešení definitivně odstraníte problémy vzniklé prací
    s neaktuální verzí dokumentu.

  • Evidence revizí a historie u všech dokumentů – vždy dokonalý přehled
    o provedených změnách a odpovědných osobách.

  • Intuitivní ovládání – uživatelé dokumenty upravují v zažitých nástrojích a s dokumenty manipulují intuitivně.

  • Okamžitý přístup k požadovaným dokumentům – vyhledávání, kategorizace a organizovanost.

  • Vysoká míra zabezpečení – zajištění důvěryhodnosti dokumentů a pokročilé řízení oprávnění včetně dynamického dle stavu dokumentu a způsobu vyřizování.

  • Sledování termínů – modelem řízené lhůty zpracování dokumentů.

  • Komunikace s okolím – obousměrná komunikace založená na otevřených technologiích je základ k tomu, aby systém do organizace zapadl.

  • Digitalizace dokumentů – propojení s digitalizačními jednotka a hromadný vstup dokumentů s definovanými pravidly roztřízení.

Atributy, které rozhodují:

  • Integrace do prostředí společnosti – systém lze velmi snadno nasadit do prostředí organizace a propojit se stávajícími systémy (ERP a IDM systémy).

  • Postupné zavádění – činnosti lze na systém převádět postupně tak, aby nebyl ohrožen běžný chod organizace.

  • Snadná obsluha – pro uživatele je systém velmi intuitivním nástrojem, který navazuje na běžné zvyklosti a nezpůsobuje odmítavé reakce ze strany zaměstnanců.

  • Jak naložit s existujícími daty – existující dokumenty, lze do systému automatickým nástrojem importovat a zatřídit, případně připojit celá datová úložiště.